Die Top 5: Typische Fehler bei der Veranstaltungsplanung

1. Den Zeitplan gestalten ohne an die Gäste zu denken

Klar sieht es auf dem Papier gut aus, wenn man ein 3-Gänge-Menü in 50 Minuten schickt. Es sollte auch weder an der Küche, noch am Service scheitern diesen Plan umzusetzen. Aber ob die Gäste mitspielen ist eine andere Frage, denen ist der Zeitplan nämlich meistens wurscht. 

Auch ein Sektempfang für 1.500 Gäste der nur 15 Minuten dauert ist eher in der Theorie möglich. Es braucht ja schon seine Zeit, bis 1.500 Menschen den Raum betreten, ggf. noch ihre Jacken abgeben, evtl. kurz auf die Toilette gehen um sich frisch zu machen, sich dann erst orientieren und anschließend zu einem Glas Sekt greifen. Eigentlich ist zu diesem Zeitpunkt die Viertelstunde schon vorbei, aber für die Gäste geht es jetzt erst richtig los. Sie wollen sehen wer sonst noch da ist, wem sie "hallo" sagen möchten. Gespräche entwickeln sich, vielleicht trinkt man ein zweites Glas Sekt und schon ist der Zeitplan gesprengt. 

2. Kein System für die Garderobe haben

Jacken aufhängen - "easy" - denken sich viele, drücken den Damen an der Garderobe einen Block mit Marken in die Hand und schon ist das Thema für sie gegessen. Dabei ist ein funktionierendes System an der Garderobe für einen reibungslosen Ablauf nicht zu unterschätzen. In den Locations in denen eine fest installierte Garderobe mit eingespieltem Team arbeitet läuft dies meist sehr gut. Baut man allerdings die Garderobenständer extra auf und hat dazu Mitarbeiter, die sich nicht so gut auskennen, ist das Chaos meist vorprogrammiert. Von Kleiderständern die wie am "Domino Day" in einander stürzen, über verwechselte bis zu verschwundenen Jacken und völlig überforderten Garderobendamen - die Bandbreite ist groß. 

Die wichtigsten Punkte sind:

• Die Garderobenständer stabil aufbauen und so weit auseinanderstellen, dass sie sich nicht berühren, sollte einer kippen (Stichwort: Domino Day)
• Vorab ein System für die Nummerierung festlegen, dieses mit dem Team besprechen und mit Schildern kennzeichnen (z.B. Ständer 1: Marken 100 bis 150, Ständer 2: 150 bis 200 etc.)
• An Anbringungsmöglichkeiten denken. Die Papiermarken kann man vielleicht noch über den Bügel hängen, aber was macht man wenn eine Tasche abgegeben wird? Gerade im Winter bringen Damen oft Wechselschuhe mit und lassen die Straßenschuhe dann in einem Beutel an der Garderobe. Hier empfehlen sich Wäschezwicker, Klammern oder notfalls auch Büroklammern oder Gummibänder.
• Das System beibehalten und die Jacken nicht umhängen. Viele Gäste fühlen sich unwohl, wenn sich bei der Abgabe gesehen haben, dass ihre Jacke ganz links aufgehängt wurde und am Ende auf dem rechten Ständer hängt.

Vielleicht erscheint dieses Thema nicht so wichtig, aber hier steckt der Teufel im Detail. Die Garderobe ist meist die erste und die letzte Anlaufstelle bei einer Veranstaltung und bekanntlich bleiben der erste und der letzte Eindruck besonders in Erinnerung. 

3. Nur an die Optik und nicht an die Praxis denken

Ja, Kellnerinnen in Dirndl und hohen Schuhen sehen toll aus, beim Thema Arbeitssicherheit bewegt man sich damit aber auf dünnem Eis. Und ja, man kann eine Sahnetorte auch bei 35°C Außentemperatur kopfüber aufhängen, aber die Schwerkraft und die Hitze werden ihr übriges tun. Und selbstverständlich kann man Messebesuchern aufwändige Menüs anbieten, wenn die aber nur 20 Minuten für den kompletten Restaurantbesuchen haben und alleine bei der Vorspeise 25 Komponenten filigran angerichtet werden müssen, gerät man zwangsläufig in einen Konflikt zwischen Idee und Praxis. Ich will kein Spielverderber sein und bekanntlich klappt ja alles am Ende irgendwie und natürlich ist es mein Job alles möglich zu machen, aber manchmal ist eine klassische, erprobte und als gut erwiesene Methode doch die bessere Wahl. 

4. Sich in Details verlieren und das Wesentliche vergessen 

"Habe ich wirklich an alles gedacht?" diese Frage stellen sich (hoffentlich) alle Organisatoren während der Planungsphase. Schnell verliert man in all den Punkten den Überblick und den Blick für das Wesentliche. Da hat dann zwar jeder Gast individualisierte Pralinen, aber leider gibt es auf der Veranstaltung keine Toiletten. Oder es wurde an jede Kleinigkeit in der Künstlergarderobe gedacht, aber leider nicht daran, dass das Catering Team einen Bereich für die Vorbereitungen und den Rücklauf braucht. 

Hier helfen Checklisten und die Gegenkontrolle durch einen Kollegen oder einen Außenstehenden. So behält man alles im Blick und vermeidet Betriebs- bzw. Projektblindheit. 

5. Nicht mit den Dienstleistern sprechen 

Wie man an den vorherigen Punkten sieht, ist die Kommunikation mit den Dienstleistern das A und O. Meistens wird bei einer Veranstaltung nicht alles aus einer Hand geschaffen, sondern es sind verschiedene Dienstleister involviert: Catering, Technik, Moderation, Künstler, Security...die Liste variiert und kann schnell lang werden. 

Als Organisator ist es ungemein wichtig allen Dienstleistern die Informationen zur Verfügung zu stellen die sie brauchen, um ihren Job zu machen. Welche sind das? Im Zweifelsfall lieber ein paar mehr als zu wenige. Ablaufpläne, Telefonlisten, Sicherheitshinweise und Lagepläne sind das Mindeste was man weitergeben sollte. Es den Dienstleistern auch, wenn man ihnen ein kurze Beschreibung der Veranstaltung gibt. Natürlich kann die Technik die Scheinwerfer auch ausrichten, ohne zu wissen, warum Person X auf der Bühne steht. Kennt man den Kontext kann es aber nicht schaden und sorgt in der Regel dafür, dass es weniger Nachfragen und einen reibungsloseren Ablauf kommt. Man sollte auch besprechen ob beim Aufbau der eine Dienstleister vom anderen abhängig ist. Kann z.B. das Service-Team die Tische erst dann stellen, wenn die Technik den Scheinwerfer Tresen aufgehängt hat, dann sollte die Technik vor dem Service mit dem Aufbau beginnen.

In diesem Sinne viel Spaß bei der Planung! 

Habt eine schöne Woche!

Eure Julia 

p.s. Ihr wollt mehr über meine Arbeit und mich erfahren? Hier geht es zu Website.