Oft werde ich gefragt, wie ich es schaffe, alles unter einen Hut zu bekommen. Glücklicherweise ist Zeitmanagement etwas, was mir leicht von der Hand geht. Gerne möchte ich einige Tipps mit euch teilen, die mir helfen meine Zeit effizienter zu nutzen.
Verwende einen Kalender
Ja, es ist ein alter Hut, aber mit einem Kalender behält man einfach den Überblick, vorausgesetzt man pflegt ihn. Ich verwende verschieden Farben für private und geschäftliche Einträge und aktualisiere Änderungen direkt. Ob man auf die klassische handschriftliche Variante, oder die digitale zurückgreifen will, ist Geschmackssache. Aber selbst ich, als langjährige Verfechterin des Papierkalenders, bin mittlerweile auf die Version am Smartphone und Laptop umgestiegen. Die Möglichkeit Erinnerungen zu erstellen, Termine zu wiederholen und andere Personen zu Terminen einzuladen, macht die Arbeit sehr angenehm und leichter.
Setze Prioritäten
Gerade wenn viel auf einmal ansteht ist es wichtig Prioritäten zu setzen.
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Was muss gemacht werden?
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Was sollte gemacht werden?
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Was kann auch noch ein wenig warten?
Bringe Dinge zu Ende
Es hilft keinem Aufgaben ewig vor sich her zu schieben. Hat man einmal den inneren Schweinehund überwunden und losgelegt, ist die Arbeit selbst oft gar nicht mehr so schlimm. Um den Kopf frei zu bekommen, finde ich es ungemein wichtig, Projekte zu Ende zu bringen und nicht wochenlang halbfertig herumliegen zu haben. Ist das Projekt abgeschlossen, kann ich mich wieder besser neuen Aufgaben widmen.
Bündle Tätigkeiten
Ich versuche es zu vermeiden, jede Mail einzeln zu beantworten, jede Stunde einen Kunden anzurufen und alle fünf Minuten eine Nachricht zu tippen. Ständig ist man aus der eigentlichen Aufgabe draußen und braucht danach erst wieder seine Zeit, um sich neu zu fokussieren. Daher versuche ich Mails, Anrufe und Nachrichten zu bündeln und diese am Stück zu bearbeiten. Natürlich ist dies nicht immer und nicht in allen Tätigkeitsfeldern möglich. Manchmal muss man einen dringen Anruf direkt tätigen oder auf eine Mail sofort reagieren. Allgemein spart es aber viel Zeit, Tätigkeiten zusammenzuschieben.
Kombiniere Tätigkeiten
Viele Aufgaben lassen sich wunderbar miteinander kombinieren. Online Weiterbildungen lausche ich während ich bügle, Telefonate terminiere ich auf lange Autofahrten (der Fokus sollte natürlich auf der Straße liegen), lesen kann ich in der Bahn. Muss ich wegen einem Termin in die Stadt, kann ich direkt einen weiteren Termin anhängen oder Einkäufe erledigen. Ich plane vorausschauend, kombiniere Tätigkeiten und spare so Zeit und unnötige "Leerläufe".
Mache dir Notizen
Schon in meiner Ausbildung hab ich gelernt: "Wer schreibt, der bleibt!" Ich mache mir also ständig Notizen. Ist der Gedanke niedergeschrieben, kann ich mich wieder meiner eigentlichen Aufgabe widmen und verliere die Idee trotzdem nicht. Auch bei Gesprächen mit Kunden sind Mitschriften wahnsinnig wichtig. Oft denkt man, man kann sich an alles erinnern, aber gerade wenn man viel um die Ohren hat, kann einem schon mal etwas entfallen. Mich persönlich beruhigt es ungemein, wenn ich weiß, dass ich mir etwas notiert habe. Es ist fixiert und ich kann es zu gegebenem Zeitpunkt weiterverfolgen. Mir helfen auch wahnsinnig gut Listen, Tabellen und Übersichten. Aber das ist eine andere Geschichte J
Ich hoffe, diese Ideen helfen auch euch, mehr aus eurer Zeit zu machen. Und die "neu gewonnene" Zeit kann man dann direkt mit den schönen Dingen des Lebens, Freizeit, Freunden und der Familie verbringen.
Habt eine schöne Woche und meldet euch gerne bei mir, solltet ihr euch Unterstützung beim Thema Zeitmanagement wünschen!
Ich freue mich auf euch!
Eure Julia
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