Steckt man selbst in den Vorbereitungen für eine Veranstaltung, ein Event oder eine Messe ist man so im Thema drin, dass man schnell übersieht, dass nicht alle Informationen, die einem selbst klar sind, auch für die Außenstehenden offensichtlich sind. Gerade diejenigen, die zu eurer Veranstaltung kommen werden, sprich eure Gäste, Kunden und Besucher stellen sich Fragen nach Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Programm und Co. Viele Informationen werden sie sich auch online zusammen suchen können, aber als professioneller Gastgeber könnt ihr euren Gästen schon vor dem Beginn der Veranstaltung einen gehobenen Service bieten.
Save the Date
Je früher die Gäste wissen, wann eure Veranstaltung stattfindet, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin bei ihnen noch frei ist. Liegen euch noch nicht alle Informationen für eine offizielle Einladung vor, könnt ihr im Vorfeld schon ein "Save the Date" Rundschreiben versenden, damit sich die Gäste bereits den Termin vormerken können. Detailliertere Informationen können dann in der offiziellen Einladung verschickt werden. Es kommt natürlich auch auf die Art der Veranstaltung an, denn nicht zu jedem Anlass ist eine schriftliche Einladung passend oder möglich. Aber auch wenn ihr über eure Website, Portale oder soziale Medien auf eure Veranstaltung hinweist, macht eine frühzeitige Bekanntgabe des Termins Sinn um Interesse zu wecken. Auch hier können die Details nachgereicht werden.
Einladung
In der Einladung sollten all die Informationen enthalten sein, die dem Gast dabei helfen sich für oder gegen eine Teilnahme zu entscheiden. Neben dem Termin, dem Zeitrahmen und dem Ort der Veranstaltung, sind das Programm und der Anlass wichtig. Worum geht es überhaupt? Was kann man von der Veranstaltung erwarten und welchen Nutzen erhält der Gast ggf. von einem Besuch? Ist die Teilnahme mit Kosten verbunden und wenn ja mit welchen? Würden die Informationen den Rahmen der z.B. schriftlichen Einladung sprengen, kann auch auf einen Link hingewiesen werden unter dem man weitere Details einsehen kann und sich ggf. direkt anmelden kann. Natürlich spielen auch hier der Anlass, die Art der Veranstaltung, die Art der Einladung, das Gästeklientel und vieles mehr eine große Rolle. Aber generell hilft die Frage: "Wenn ich selbst eingeladen werde, welche Informationen brauche ich, um mich zu entscheiden?"
Veranstaltungsinformationsmappe
Die Entscheidung ist gefallen, die Gäste haben zugesagt und schon stellen sich neue Fragen. Wo kann man parken? Wie läuft das Programm ab? Welche Verpflegung gibt es? Für alle Themen, die in der Einladung noch keinen Platz gefunden haben sei es, weil sie noch nicht relevant/ bekannt waren oder sie den Rahmen gesprengt hätten, bietet es sich an eine Veranstaltungsinformationsmappe zusammenzustellen. Wie diese Mappe aussieht ist wieder stark abhängig von der Veranstaltung selbst. Ein PDF per Mail, eine Info auf der Website, eine Landingpage, ein Ausdruck per Post ein gebundenes Büchlein, die Möglichkeiten sind vielseitig. Die Optik ist natürlich wichtig und sollte Lust auf die Veranstaltung machen, wichtiger ist aber noch der Inhalt:
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Wann und wo findet die Veranstaltung statt? Das ist zwar schon klar, sollte aber wiederholt werden.
- Kann/ muss/ soll man sich auf die Veranstaltung vorbereiten? Gibt es Bücher oder Artikel die im Vorfeld gelesen werden sollten? Soll man etwas mitbringen? Gibt es Aufgaben die man vorab erledigen soll?
- Gibt es einen Dresscode? Wenn ja, welchen?
- Wie kommt man zur Veranstaltung? Eine Anfahrtsplan für Gäste die mit dem Auto anreisen ist empfehlenswert, gerne auch mit möglichst genauen Angaben für die Navi-Programmierung. Auch Informationen zur Anreise mit den öffentlichen Verkehrsmitteln sind wichtig. Welche Haltestelle ist am nächsten? Wie weit ist es bis zum Hauptbahnhof? Wie kommt man vom Flughafen zur Veranstaltung? Ein zusätzlicher Hinweis zu den Kosten kann ebenfalls hilfreich sein. In vielen Orten grenzt das Lösen eines Ticket im öffentlichen Nahverkehr auch an eine Denksportübung, kann man hier eine Hilfestellung bieten z.B. welches Ticket am günstigsten ist oder wie es heißt z.B. "Tagesticket Innenraum"?
- Wo kann man parken? Gibt es öffentliche Parkplätze? Oder ein Parkhaus? Wie weit ist es vom Veranstaltungsort entfernt? Was kostet das Parken dort? Gibt es Park & Ride Optionen?
- Wie sieht der Eingang aus? Gerade wenn der Eingang nicht so offensichtlich ist, macht eine kleine Beschreibung und auch ein Photo des Eingangsbereichs Sinn.
- Welches Programm ist geplant? Einige Informationen hierzu sind sicherlich schon seit der Einladung bekannt. Aber auch hier helfen Details den Gästen und Besuchern. Gibt es z.B. Programmpunkte die parallel laufen oder die terminiert werden müssen? Welcher Speaker tritt wann auf welcher Bühne auf? Wiederholen sich gewisse Punkte? Wann sind Pausen geplant? Häufig werden für diese vermeidlichen Ruhephasen noch Telefonate angesetzt oder die Mails gecheckt. Gerade wenn es um Veranstaltungen geht die im Unternehmenszusammenhang stehen, die den ganzen Tag lang andauern und die Gäste sehr vereinnahmen ist es wichtig über den Ablauf zu informieren.
- Wie steht es um die Verpflegung? Besonders wenn der ganze Tag verplant ist, sollte für Essen und Getränke gesorgt sein. Auch hier ist eine Info für die Gäste wichtig, gerade wenn Allergiker dabei sind. Auch Infos zu Restaurants in der Nähe sind eine gute Idee, falls die Gäste noch einen Geschäftstermin anhängen möchten oder länger bleiben.
- Wo kann man übernachten? Nicht jeder Gast kann direkt am Tag der Veranstaltung an- bzw. abreisen, eine Auswahl an Hotels in der Nähe erleichtert den Gästen daher die Planung. Vielleicht können sogar spezielle Konditionen mit den Hotels vereinbart werden um euren Gästen einen Sonderpreis anzubieten.
- Wen kann man fragen, wenn es Unklarheiten gibt? Auch wenn man versucht auf alle Fragen einzugehen, können natürlich Unklarheiten aufkommen, die man nicht vorhergesehen hat. Gibt man einen Ansprechpartner inkl. Kontaktdaten an, können sich die Gäste an ihn wenden.
Nutzen für die Gäste/ Kunden/ Besucher
Je mehr Fragen im Vorfeld geklärt sind, desto gelassener können die Gäste der Veranstaltung entgegentreten. Sie haben Zeit für ihre eigentliche Arbeit und müssen sich weniger um die organisatorischen Vorbereitungen kümmern. Sie sparen sich somit Zeit und Nerven und beides ist meist direkt mit Geld aufzuwiegen, das sie sich ebenfalls sparen.
Nutzen für uns als Veranstalter
Bietet man seinen Gästen bereits im Vorfeld einen außergewöhnlich guten Service, stellt man sich direkt als kunden- und serviceorientierter Partner dar. Durch die gute Vorbereitung kommen die Gäste gelassener zur Veranstaltung und die Stimmung ist insgesamt entspannter und es kommt weniger oft zu Streitigkeiten durch angespannte Situationen. Dadurch, dass man so viele Details bekannt gibt, kommt es zu weniger Nachfragen und für die Organisatoren läuft die Vorbereitung ebenfalls gelassener. Generell laufen Projekte runder, wenn man sich im Vorfeld über Eventualitäten Gedanken gemacht hat. Wichtig ist, sich den "Hut des Gastes" aufzusetzen und sich zu fragen, welche Fragen sich die Gäste stellen könnten.
So, nun wünsche ich weiterhin viel Spaß bei den Vorbereitungen und stehe natürlich für Fragen und Unterstützung während der Veranstaltung zur Verfügung.
Einen guten Start in die Woche!
Julia
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