Die Vorbereitungen für ein Event können durchaus umfangreich sein. Vieles hängt davon ab, welche Art von Event ihr plant. Wo findet es statt? Mit wie viele Gästen? Wann? Gibt es ein bestimmtes Motto? Manche Events kann man weit im Voraus planen, bei anderen muss es schnell gehen. Solltet ihr die Wahl haben, würde ich euch einen Vorlauf von 6 bis 9 Monaten empfehlen. Warum? Das seht ihr hier:
9 bis 7 Monate vor dem Event:
- Budget
- Anzahl der Gäste
Wen wollt ihr einladen? Wie viele Gäste werden es etwa? Es muss noch nicht auf den letzten Kopf genau sein, aber eine grobe Richtung solltet ihr schon haben.
- Stil
Beachparty, schicker Empfang oder lockeres Beisammensein? Überlegt euch, wie euer Event aussehen soll, denn auch dies beeinflusst die Wahl der...
- Location
Abhängig von der Anzahl der Gäste, eurem Budget, eurem Stil und euren Wünschen wo euer Event stattfinden soll, könnt ihr nun auf die Suche nach einer geeigneten Location gehen. Gerade beliebte Locations sind oft schon weit im Voraus ausgebucht. Wichtig ist daher auch die Wahl des...
- Termin
Wann soll euer Event stattfinden? Gibt es ein fixes Datum? Spielen andere Faktoren eine Rolle z.B. Wetter, bereits eingetragenen Termine, Veranstaltungen in der Umgebung, bisherige Urlaubsplanung, etc.? Je flexibler ihr seid, desto leichter tut ihr euch bei der Location- und Dienstleistersuche. Ich würde euch empfehlen, euch auf einen Zeitraum von ca. 2 Wochen festzulegen und innerhalb dieses Rahmens flexibel zu sein.
- Dienstleister
6 bis 3 Monate vor dem Event:
- Weitere Dienstleister
Überlegt euch welche Dienstleister ihr für euer Event benötigt. Catering, DJ oder Band für die Party, Dekoration, Shuttleservice, Fotograf, Videograf, Unterkunft für die Gäste, Kinderbetreuung, Rahmenprogramm usw.
- Einladungen
Auch um die Einladungen solltet ihr euch ca. ein halbes Jahr vor eurem Event kümmern, damit eure Gäste genug Zeit haben sich euren Termin freizuhalten und ggf. die Anreise und die Unterkunft zu planen und zu buchen.
3 Monate vor dem Event:
- Details
Namensschilder, Sitzplan, Playlist, Gastgeschenke...habt ihr an alles gedacht? Oft können viele Details auch von bereits gebuchten Dienstleistern wie dem Catering oder dem Floristen erledigt werden. Fragt also an, ob dies in eurem Paket inkludiert ist. Wenn ihr euch selbst darum kümmern möchtet, solltet ihr, wenn noch nicht erledigt, nun loslegen.
- Menüprobe
Sicherlich habt ihr euer Menü schon mit dem Catering abgesprochen, aber ihr solltet unbedingt auch probieren, was ihr gewählt habt und die korrespondierenden Weine verkosten.
1 Monat vor dem Event:
Schiebt nicht zu viele Punkt auf die lange Bank. Häufig kommt in den letzten Wochen noch Unerwartetes auf, das unter Umständen Zeit, Nerven und Geld kostet. Und ihr wollt euch ja auch nicht unnötig stressen. Erledigt also so viel wie möglich im Voraus und hebt euch die letzten Wochen vor eurem Event für die Vorfreude auf.
Sicher kann man kann früher anfangen, aber man kann auch mit einer kleinen Vorlaufzeit eine tolles Event auf die Beine stellen. Wichtig ist, dass ihr Spaß dabei habt! Und damit der Spaß während eurem Event auch für euch als Organisatoren nicht zu kurz kommt, ist ein Event Coordinator, eine ideale Lösung.
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